Własna działalność po studiach to nie tylko szukanie klientów, ale też formalności, które w 2026 r. mocno się zmieniły. Faktury między firmami trafiają teraz do Krajowego Systemu e-Faktur, czyli państwowej platformy Ministerstwa Finansów. Dla początkującego przedsiębiorcy oznacza to nowe logowanie, nowe narzędzia i kilka wyjątków, które warto znać przed wystawieniem pierwszej faktury — a na końcu możesz sprawdzić, czy wiesz, jak poradzić sobie z KSeF w pierwszej firmie.
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to prowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Zamiast pliku PDF wysłanego klientowi pocztą elektroniczną faktura trafia do systemu, dostaje tam własny numer KSeF i dopiero wtedy staje się widoczna dla nabywcy. Kontrahent nie czeka więc na załącznik, tylko odbiera dokument w tym samym miejscu.
Dla kogoś, kto dopiero zakłada jednoosobową działalność, to wygodne o tyle, że nie musi uczyć się dwóch obiegów dokumentów. Od początku przyzwyczaja się do jednego, który obowiązuje w rozliczeniach między firmami.
Obowiązek wprowadzano etapami. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają przedsiębiorcy, których sprzedaż razem z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje pozostałych przedsiębiorców i inne podmioty wystawiające faktury, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Świeżo założona jednoosobowa firma co do zasady należy więc do tej drugiej grupy.
Ostatni etap zaplanowano na 1 stycznia 2027 r. Wtedy do systemu dołączą przedsiębiorcy, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.
To rozwiązanie szczególnie ważne dla debiutantów, bo pierwsze miesiące działalności rzadko przynoszą duże obroty. Do końca 2026 r. firma, której sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł brutto, nie musi wystawiać faktur w KSeF. Jest jednak haczyk: gdy w którymś miesiącu limit zostanie przekroczony, obowiązek pojawia się od faktury, która go przebiła. Powrotu do starych zasad już nie ma, nawet jeśli kolejne miesiące okażą się słabsze.
Do limitu nie wlicza się:
Sprzedaż konsumentom w ogóle nie jest objęta obowiązkowym KSeF. Takie faktury można wystawiać w systemie dobrowolnie, ale wtedy trzeba je przekazać klientowi w sposób, na który strony się umówiły.
Wyjątek z limitem 10 000 zł dotyczy wystawiania. Z odbieraniem jest inaczej: według Ministerstwa Finansów wszystkie firmy są zobowiązane do odbierania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. W praktyce faktura za sprzęt, internet czy biurko w coworkingu czeka na przedsiębiorcę w systemie, w zakładce „Lista faktur”. Resort radzi zaglądać tam regularnie, bo ma to wpływ m.in. na pilnowanie terminów płatności.
Do systemu wchodzi się przez stronę ksef.podatki.gov.pl. Właściciel firmy może uwierzytelnić się na kilka sposobów:
Przy logowaniu mObywatelem wystarczy wybrać tę metodę w login.gov.pl, zeskanować kod QR i potwierdzić udostępnienie danych. Po zalogowaniu liczy się tzw. kontekst, czyli wskazanie, w czyim imieniu się działa, na przykład firmy oznaczonej numerem NIP. Od niego zależy, które faktury są widoczne i jakie uprawnienia przysługują. Jeśli rozliczenia prowadzi księgowa, najprościej nadać jej dostęp w samym KSeF, w zarządzaniu uprawnieniami.
W systemie można też wnioskować o certyfikaty KSeF. Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania, a typ 2 jest potrzebny w trybach szczególnych i pozwala oznaczyć fakturę kodem QR do weryfikacji. Wniosek składa się w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a certyfikat jest ważny nie dłużej niż 2 lata.
Na start nie trzeba kupować programu do fakturowania. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie:
Z pytaniami można dzwonić na infolinię KSeF pod numer 22 330 03 30.
Brak internetu nie blokuje sprzedaży. W trybie offline24 fakturę da się wystawić bez połączenia z KSeF, ale trzeba ją przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Gdy ministerstwo ogłosi awarię, obowiązuje tryb awaryjny, a na przesłanie faktur jest 7 dni roboczych od jej zakończenia. Tylko w tym trybie wolno wręczyć kontrahentowi fakturę, zanim trafi do systemu. W pozostałych sytuacjach wizualizację faktury można przekazać dopiero po nadaniu numeru KSeF. Ważna przestroga: dokumentu wystawionego poza systemem nie wystawia się w nim ponownie, bo powstałyby dwie faktury do jednej sprzedaży.
Rok 2026 jest okresem przejściowym — w tym czasie nie są nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Ministerstwo zapowiada wsparcie: odpowiedzi na pytania, szkolenia z cyklu „Środy z KSeF”, dni otwarte w urzędach skarbowych oraz instrukcje. To dobry moment, by przećwiczyć wystawianie i odbieranie faktur, zanim okres przejściowy się skończy.
Ktoś, kto zakłada pierwszą firmę jesienią 2026 r., powinien od razu zadbać o dostęp do KSeF, bo odbieranie faktur obowiązuje wszystkie firmy od 1 lutego 2026 r. Przy wystawianiu kluczowy jest miesięczny próg 10 000 zł brutto: poniżej niego do końca 2026 r. można jeszcze fakturować po staremu, a od 1 stycznia 2027 r. system obejmie także najmniejszych. Logowanie przez mObywatel lub Profil Zaufany i bezpłatne aplikacje ministerstwa wystarczą, żeby zacząć bez dodatkowych wydatków.
Źródło: Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl (odczyt 16.10.2026); opracowanie własne.
5 pytań · minuta
poleca:
